Cum se păstrează corect documentele la birou?

Într-un magazin de birotică, în afară de articole consumabile se găsesc și produse pentru arhivare.

Cele mai folosite produse de birotică pentru depozitarea corectă a documentelor office

• – biblioraftul;
• – cutia de arhivare (pentru coli, dosare sau pentru bibliorafturi).

Pe parcursul desfășurării activității office, incinta firmei tinde ca să se umple cu tot soiul de documente ce trebuie depozitate în cele mai bune condiții.

Mai nou, există și persoane ce s-au specializat în tehnici de arhivare eficientă, dar nici ele nu ar putea face mare lucru dacă nu ar avea la îndemână tot soiul de bibliorafturi și cutii de arhivare.

Este o mare problemă depozitarea documentelor de uz intern sau a acelora necesare controalelor specifice, acte pe care personalul nu le folosește în mod curent, dar care trebuie păstrate în mod obligatoriu în cele mai bune condiții.

Dacă ele nu sunt arhivate inteligent nu doar că se pot deteriora din greșeală, dar ocupă și mult spațiu, diminuând simțitor productivitatea muncii și creând o atmosferă încărcată, posomorâtă, irespirabilă de-a dreptul, care nu este deloc propice desfășurării unei activități de birou sub  bune auspicii.

Memo-uri, facturi, contracte în format fizic, iată documente ce vor exista multă vreme de acum înainte, chiar dacă tendința de informatizare este extrem de puternică inclusiv în domeniul activităților de tip office.

Produse de birotică destinate arhivării documentelor firmelor

Biblioraftul este un produs destinat depozitării de 100 până la 300 de foi în mod sigur și elegant.

Nimic mai facil decât să fie arhivate documentele după dată și departament în aceste dosare speciale de mari dimensiuni, cu coperți tari, unde actele  se prind cu ajutorul unui mecanism circular.

În magazinele de birotică există o gamă extinsă de asemenea bibliorafturi pentru documentele office, începând cu bibliorafturi din clasa Economic și până la bibliorafturile din clasa Premium, ce au și un pronunțat caracter decorativ.

Și uite așa, în loc de maldăre de hârtii așezate pe jos, pe scaune sau pe mese, riscând în orice moment a fi murdărite sau chiar rupte din greșeală, o să aveți un dulap sau mai multe de unde vor zâmbi voioase niște bibliorafturi colorate sau, după specificul biroului, vor răspândi un aer de sobrietate stilată, în cazul în care vor avea niște culori neutre.

În afară de bibliorafturi, unde de regulă se arhivează documentele care se mai folosesc din când în când, există și cutii de arhivare pentru acele hârtii ce trebuie stocate vreme îndelungată, chiar decenii în unele cazuri.

Ele de regulă au capacități mai mari decât bibliorafturile, putând găzdui de la 200 la 700 de coli (în medie).

Aceste cutii de arhivare sunt articole de papetărie mai puțin elegante, dar extrem de utile pentru a debarasa un birou de acele documente care nu mai sunt necesare, dar nici nu pot ca să fie distruse.

Cutiile pot proteja actele respective de razele solare, praf și chiar de inundații, dacă sunt realizate din materiale impermeabile. Ele sunt așezate de obicei în camera de arhivă a companiei respective.

Pentru documentele cu utilizare frecventă se pot folosi folii de plastic, tăvițe orizontale sau verticale etc. ce se pot achiziționa la fel ca și bibliorafturile și cutiile de arhivare din papetării online, la niște prețuri fără concurență.